Facebook LinkedIn Twitter Email

Rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

 
1. Rekisterinpitäjä
Ropo Group Oy sekä sen suomalaiset tytäryhtiöt ja sivuliikkeet
Y: 2205905-4
PL 25, 70101 Kuopio
puh. 030 688 6600
asiakaspalvelu@ropocapital.fi

 

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään maksuvalvonnassa, johon kuuluvat myös myyntireskontratietojen seuranta ja ylläpito sekä tietoja kirjanpitoaineistosta ja maksuliikenteestä. Lisäksi tietoja käytetään ammattimaiseen perintätoimeksiantojen hoitamiseen vapaaehtoisessa ja oikeudellisessa perinnässä sekä perintäasioihin liittyvissä riita-, rikos- ja konkurssi-, velkajärjestely- yrityssaneeraus- ja hakemusasioissa, sekä muissa perintää liittyvissä tehtävissä, raportointiin, seurantaan, valvontaan, koulutukseen, palveluiden kehittämiseen, palvelutapahtumien todentamiseen, konsultointiin ja asiakassuhteen hoitoon liittyvissä tilanteissa.

Rekisteröityjä tietoja käytetään myös ammattimaiselle perinnänharjoittajalle laissa säädettyjen velvoitteiden toteuttamiseksi sekä rekisterinpitäjän harjoittamassa tilastoimistarkoituksessa, jolloin tietoja käytetään niin, että niitä ei voida tunnistaa tiettyjä henkilöitä koskeviksi.

Rekisterin tarkoituksena on myös mahdollistaa luottotietotoiminnan harjoittajan luottotietorekisteristä peräisin olevien luottotietojen tallentaminen ja välittäminen sopimusasiakkaille luottotietolain säännösten mukaisesti sekä luottotietojen käyttäminen perintätoimenpiteistä päättämiseksi.

Rekisteriin tallennetaan vain asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot.
Henkilötietojen käsittely perustuu toimeksiantajan valtuutukseen.

3. Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä tai ryhmistä ja näihin liittyvistä tiedoista tai tietoryhmistä
Rekisteriin voidaan tallentaa toimeksiantajien ja toimeksiannon kohteena olevien laskutus- ja/tai perintäasiakkaiden asiakasnumero, nimi, henkilö-/y-tunnus tai syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilöiden tai edunvalvojien nimet ja yhteystiedot, pankkiyhteystiedot ja muut toimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot toimeksiantajasta ja toimeksiannon kohteesta.

Lisäksi rekisteriin voidaan tallettaa:

  • Laskutus- eli myyntireskontratiedot
  • Saatavaa, sen määrää ja perustetta sekä sen maksamista koskevat tiedot
  • Toimeksiannon asianumero ja sen käsittelyvaihetta koskevat tiedot
  • Perintätoimenpiteitä ja perinnän vaihetta koskevat tiedot
  • Laskutettavan ja/tai perittävän asiakkaan itse antamat tiedot
  • Viranomaisilta ja julkisista rekistereistä saatavat toimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten julkiset luottotiedot, viranomaispäätökset ja täytäntöönpanotiedot
  • Toimeksiantajan ilmoittamat laskutus- ja/tai perintätoimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot
  • Myös muut toimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot
  • Asiakaspalvelun kanssa käydyt puhelinkeskustelut. Tallenteita käytetään asiakaspalvelun kehittämiseksi sekä asiakastapahtumien varmistamiseksi.

4. Säännönmukaiset tietolähteet
Toimeksiantajat (toimeksiantoa, laskutus- ja/tai perintäasiakasta ja saatavaa koskevat tiedot)
Laskutus- ja perintäasiakkaat (asiakasta itseään sekä saatavaa ja maksuja koskevat tiedot)
Rekisterinpitäjän oman toiminnan kautta (laskutukseen ja/tai perintään liittyvät tiedot)
Väestörekisteri (osoite- ja henkilötiedot sekä edunvalvontatiedot)
Oikeusrekisterikeskus (konkurssi-, yrityssaneeraus- ja velkajärjestelytiedot)
Bisnode Finland Oy:n ja Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisterit (julkiset maksuhäiriötiedot)
Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (yritys- ja yhteisötiedot)
Verottaja (Julkiset verotiedot)
Patentti- ja rekisterihallitus (laskutus- ja/tai perintäasiakkaan yksilöintitiedot)
Numero-, osoite- ja yhteystietopalveluyritykset (puhelinnumerot ja osoitetiedot)
Maistraatit (edunvalvontatiedot)

Lisäksi tietoa saadaan tuomioistuimilta, esitutkintaviranomaisilta, ulosottoviranomaisilta sekä työvoimaviranomaisilta.

5. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja voidaan siirtää ja luovuttaa rekisteristä toimeksiantosopimusten ja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa tilanteissa muun ohella:

  • Toimeksiantajalle
  • Laskutus- ja/tai perintäasiakkaalle itselleen tai tämän määräämälle
  • Tuomioistuimille
  • Ulosottoviranomaisille
  • Poliisiviranomaisille
  • Luottotietoyhtiöille
  • Numero-, osoite- ja yhteystietopalveluyrityksille tietojen tarkistamista varten

Tietoja ei siirretä eikä luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Luottotietotoiminnan harjoittajan luottotietorekisteristä peräisin olevia luottotietoja voidaan välittää sopimusasiakkaille. Tietoja ei siirretä tai luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

6. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto säilytetään yrityksen nykyaikaisin turvajärjestelmin varustetussa, lukitussa tilassa, johon pääsyoikeus on vain työtehtäviensä vuoksi siihen määrätyillä henkilöillä. Tiloissa on kulunvalvonta ja henkilöstöllä salassapitovelvollisuus.

B. Sähköinen aineisto
Rekisteriä käyttävät yrityksessä perintä- ja muita toimeksiantoja hoitavat henkilökohtaisen ja toimenkuvakohtaisesti rajatun käyttöoikeuden omaavat, ohjeistetut henkilöt. Rekisterinkäyttäjää sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus myös käyttöoikeuden päättymisen jälkeen. Rekisterin käyttäjät tunnistetaan, käyttöä valvotaan ja käyttövaltuudet tarkistetaan säännöllisin väliajoin.

IT-järjestelmä on suojattu ulkopuolisilta ja palvelimet ovat suojattu palomuureilla. Tietoliikenne toimii SSL- ja SSH-salattujen yhteyksien yli. Kirjautumiset ja rajapinnat vaativat autentikoinnin. Käyttäjien salasanat on salattuna järjestelmässä ja kirjautuminen vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan lisäksi satunnaisen vahvistuskoodin.

7. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti, henkilötunnuksella varustettuna sekä omakätisesti allekirjoitettuna osoitteeseen:

Ropo Group Oy
PL 25
70101 KUOPIO

Pyynnön liitteenä tulee toimittaa kopio allekirjoituksen sisältävästä henkilöllisyystodistuksesta.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu korjauspyyntö on toimitettava yllä mainittuun osoitteeseen ja siinä on yksilöitävä vaadittavat korjaukset sekä niiden perusteet.
Elinkeinonharjoittajan ja kuluttajan välinen riidanratkaisu sopimusasiassa
Elinkeinonharjoittajan ja kuluttajan välinen erimielisyys on tuomioistuinmenettelyn sijaan mahdollista ratkaista myös kuluttajariitalautakunnassa (www.kuluttajariita.fi), jonne kuluttaja voi viedä asian oltuaan ensin yhteydessä maistraattien kuluttajaneuvontaan (www.kuluttajaneuvonta.fi).  Ensisijaisesti asia pyritään neuvottelemalla ratkaisemaan elinkeinoharjoittajan ja kuluttajan välillä.