Kiertokapula

Jätehuoltoyhtiö Kiertokapulan asiakasmäärä on kasvanut voimakkaasti viime vuosien aikana. Yhtiön toiminta on laajentunut muutamassa vuodessa kattamaan kuuden osakaskunnan sijaan yhdeksän kunnan asumisessa syntyvän jätteenkeräyksen ja kuljetuksen. Laskutusvolyymin kasvuun on vastattu Ropo Capitalin digitalisoidun laskun elinkaaripalvelun avulla.

Kiertokapulan asiakasmäärä ja laskutusvolyymi ovat kasvaneet voimakkaasti sitä mukaa, kun sen osakaskunnat ovat antaneet kunnan vastuulla olevan jätteenkuljetuksen ja -keräyksen yhtiön tehtäväksi. Nyt Kiertokapulan jätteenkeräys- ja kuljetuspalvelutoiminta kattaa jo yhdeksän kuntaa Kanta-Hämeessä, Keski-Uudellamaalla ja Etelä-Pirkanmaalla. Vuonna 2018 asiakaskuntia on tulossa vielä kaksi lisää.

Kiertokapulan ja Ropo Capitalin yhteistyösopimus allekirjoitettiin helmikuussa 2018. Laskutusuudistusta vauhditti Kiertokapulan kasvu, joka tulee jatkumaan edelleen tulevina vuosina.

– Kasvavan laskutusmassan myötä meidän oli mietittävä, laajennetaanko omaa organisaatiota vai otetaanko käyttöön kokonaisvaltainen laskutusratkaisu, joka skaalautuu volyymien mukaan myös jatkossa, Kiertokapulan talouspäällikkö Pekka Sahlberg kuvailee laskutusuudistuksen taustoja.

– Laskutus on kriittinen osa-alue toiminnassamme. Ropon ratkaisu, referenssit ja jätehuoltotoimialan tuntemus vakuuttivat. Tarjottu kokonaisuus on ratkaisu juuri niihin asioihin, joiden kanssa olemme painineet, Sahlberg jatkaa.

Kiertokapulalle räätälöityyn palveluratkaisuun sisältyy koko laskun elinkaari laskujen välityksestä saatavien hallintaan sekä muistutus- ja perintätoimiin. Lisäksi kokonaisuutta tuetaan Ropon asiakaspalvelulla, jonka myötä jäteyhtiön asiakkaille tarjotaan muun muassa laajemmat asiakaspalveluajat maksamiseen liittyen.

– Yhtenä valintaperusteena olivat säästöt, mutta yhtä oleellista oli se, että laskutukseen liittyvät rutiinit saadaan automatisoitua ja pois meidän käsistämme. Jatkossa me teemme laskut ja Ropo hoitaa koko laskun elinkaaren siitä eteenpäin. Samalla meidän taloushenkilöstömme tehtäväkenttä muotoutuu mielekkäämmäksi, Sahlberg kuvailee.

Säästöjen lisäksi rutiinit hallintaan

Kiertokapulan laskutus siirtyy Ropon laskun elinkaarimalliin kesällä 2018. Uudistus on edennyt yhtiössä nopeasti ja erityisesti organisaation talousosasto odottaa käyttöönottovaiheen alkua innolla.

Kiertokapulan myyntireskontranhoitaja ja laskuttaja Maija Vuorenkaiku kuvailee muutosta positiiviseksi asiaksi, johon koko organisaatio on sitoutunut.

– Ensimmäinen ajatus oli, että apua – mitähän me nyt tehdään. Mutta kun kävimme läpi, mitä uudistus käytännössä tarkoittaa, ymmärrettiin, että tämä on hyvä muutos. Nyt odotamme todella paljon, että käyttöönotto alkaisi, Vuorenkaiku kertoo.

Talousosaston resursseihin vaikuttavat erityisesti laskutuksen ja saatavien hallinnan prosessia virtaviivaistavat automaatiot sekä asiakaspalvelun siirtyminen maksamiseen liittyvien asioiden osalta Ropon vastuulle.

Työkuorman jakautumisen lisäksi laskutuksen käytäntöihin tulevat uudistukset nähdään tervetulleena kehityksenä.

– Ulosottokirjaukset ja velkajärjestelyt ovat työläitä, ja kaikki täsmääminen, kirjaaminen ja epäselvien suoritusten selvittely vievät paljon aikaa. Nyt näistä rutiineista päästään eroon. Sekin on iso asia, että työn tekeminen ei keskeydy koko ajan, kun asiakas soittaa, Vuorenkaiku kuvailee uudistuksia.

– Mahtavaa on myös se, että jatkossa pystymme itse tekemään viitemuutoksia ja laskusta saadaan nykyaikaisen näköinen, Vuorenkaiku jatkaa.

Laskun elinkaaren hallinta Ropo 24:ään

Ropon palvelumallissa Kiertokapulan laskun elinkaaren hallinta hoidetaan Ropo 24 -järjestelmän kautta. Uudessa mallissa aineisto siirtyy automatisoidusti vaiheesta toiseen; manuaaliset työvaiheet on karsittu minimiin ja prosessi on helposti seurattavissa koko laskun elinkaaren ajan.

– Uudistuksen myötä raportointi ja saatavien seuranta paranevat. Ropo 24:n graafiset näkymät ovat selkeät ja avointen maksujen tilanne reaaliajassa seurattavissa. Aiemmin seurantaa tehtiin reskontrajärjestelmästä, nyt kokonaiskäsitys saadaan helpommin, Pekka Sahlberg kertoo.

– Kriittisin osa-alue meidän kokonaisprosessissa on julkisoikeudellisten saatavien käsittely. Ne ovat ulosottokelpoisia ja niiden kanssa kaiken pitää mennä tarkasti oikein ja lakipykälien mukaisesti. Ropolla on tästäkin referenssien kautta hyvä kokemus. Luotamme kotimaiseen palveluun, Sahlberg jatkaa.

Kiertokapulalle toteutettava ratkaisu on räätälöity jätehuollon erityisvaatimusten mukaan. Jätehuollon osalta vastaavaa palvelumallia käyttävät  mm. kuopiolainen Jätekukko ja Kainuun jätehuollon kuntayhtymä Ekokymppi.
Yhden kumppanin malli on vakuuttanut myös Kiertokapulan.

– Meidän kannalta on helppoa, kun laskutuksessa, saatavien hallinnassa ja perinnässä on vain yksi kumppani. Asiakkaalle päin muutos ei oikeastaan näy muuten kuin, että laskutukseen liittyvä asiakaspalvelu hoituu jatkossa Ropon kautta. Ja näinhän sen pitääkin olla, Sahlberg kuvaa.

– Ropon asiantuntemus on vahvaa ja he ovat iso toimija, joka tuo heti uskottavuutta. Myös laajat referenssit ja kokemus käyttöönotoista samalta toimialalta lisäävät luottamusta. Saamme Roposta hyvän kumppanin, jonka kanssa kehittää laskutuksen kokonaisuutta, Sahlberg kehuu.

Kiertokapula Oy on 12 kunnan omistama jätehuoltoyhtiö. Toimialue kattaa Keravan, Tuusulan, Järvenpään, Hyvinkään, Mäntsälän, Lopen, Riihimäen, Hausjärven, Janakkalan, Hämeenlinnan, Hattulan ja Valkeakosken alueet. Yhtiön pääasiallisena tehtävänä on järjestää yhdyskuntajätteen ja biojätteen käsittely osakaskuntie alueella. www.kiertokapula.fi