Facebook LinkedIn Twitter Email

Registerbeskrivning

Registerbeskrivning i enlighet med 10 § i personuppgiftslagen (523/1999)

1. Registerhållare
Ropo Capital Oy och dess finländska dotterbolag och sidorörelser
FO-nr 2495037-7
PB 25, 70101 Kuopio
tel. 030 688 6600
asiakaspalvelu@ropocapital.fi

 

2. Syftet med hanteringen av personuppgifter
Personuppgifterna i registret hanteras för betalningsövervakning, som även inkluderar uppföljning och uppdatering av uppgifter i kundreskontra samt uppgifter i bokföringsmaterial och betalningstrafiken. Uppgifterna används även vid skötsel av yrkesmässiga inkassouppdrag i frivillig och rättslig inkassoverksamhet samt vid inkassofrågor i anslutning till frågor gällande tvist, brott, konkurs, skuldsanering, företagssanering och ansökningsärenden, samt i övriga uppdrag i anslutning till inkasso, rapportering, uppföljning, övervakning, utbildning, utveckling av tjänster, verifiering av tjänstehändelser, konsultation och kundvård.

Registrerade uppgifter används även för skötsel av lagstadgade skyldigheter i professionell inkassoverksamhet och för registerhållarens statistikändamål, varmed uppgifterna används så att de inte kan identifieras som hörande till en viss person.

Registrets syfte är även att göra det möjligt att lagra kredituppgifter från kreditupplysningsföretag och förmedla dessa till avtalskunder i enlighet med kreditupplysningslagen och att använda kreditupplysningar för beslut om inkassoåtgärder.

Endast uppgifter som är nödvändiga för skötseln av ärendet sparas i registret.
Hanteringen av personuppgifter är baserad på uppdragsgivarens tillstånd.

3. Beskrivning av registrerad grupp eller grupper och uppgifter eller uppgiftsgrupper i anslutning till dem
I registret kan sparas kundnummer, namn, personbeteckning/FO-nummer eller födelsedatum, adress, telefonnummer, e-postadress, kontaktperson eller ombudets namn och kontaktuppgifter, bankuppgifter för uppdragsgivare och föremålet för uppdraget samt övriga uppgifter om uppdragsgivaren och föremålet för uppdraget som är nödvändiga för uppdragets utförande.

I registret kan även sparas:

  • Fakturerings- och kundreskontrauppgifter
  • KundfordranFordring, fordransingens belopp och bakgrund samt uppgifter om betalningen
  • Uppdragets ärendenummer och uppgifter om handläggningsfasen
  • Uppgifter om inkassoåtgärder och inkassofasen
  • Uppgifter som lämnats av fakturamottagaren och/eller kunden som är föremål för inkasso
  • Uppgifter från myndigheter och offentliga register som är nödvändiga för uppdragets utförande, som offentliga kredituppgifter, myndighetsbeslut och uppgifter om verkställighet
  • Uppdragsgivarens anmälda uppgifter som är nödvändig för utförandet av fakturerings- och/eller inkassouppdraget
  • Samt övriga uppgifter som är nödvändiga för uppdragets utförande
  • Telefonsamtal med kundtjänsten. Inspelningarna används för utveckling av kundtjänsten och för verifiering av kundhändelser.
  • Ägar- och innehavarinformation av fordon

4. Formella uppgiftskällor
Uppdragsgivare (uppgifter rörande uppdraget, fakturerings- och/eller inkassokunden och fordran)
Fakturerings- och inkassokunder (uppgifter rörande kunden själv samt fordran och betalningar)
Registerhållarens egen verksamhet (uppgifter om faktureringen och/eller fordran)
Befolkningsregistret (adress- och personuppgifter samt uppgifter om god man)
Rättsregistercentralen (konkurs-, företagssanerings- och skuldsaneringsuppgifter)
Bisnode Finland Oy:s och Suomen Asiakastieto Oy:s kreditupplysningsregister (offentliga uppgifter om betalningsstörningar)
Företags- och organisationsdatasystemet (företags- och organisationsuppgifter)
Skattemyndigheten (offentliga beskattningsuppgifter)
Patent- och registerstyrelsen (identitetsuppgifter för fakturerings- och/eller inkassokund)
Företag som tillhandahåller nummer-, adress- och kontaktuppgifter (telefonnummer och adressuppgifter)
Magistraten (uppgifter om god man)
Trafiksäkerhetsverket Trafi (ägar- och innehavarinformation av fordon)

Uppgifter inhämtas även från domstolar, förundersökningsmyndigheter, utsökningsmyndigheter och arbetskraftsmyndigheterna.

5. Rutinmässig överlåtelse och överföring av uppgifter till EU eller utanför Europeiska ekonomiska området
Uppgifter kan överföras och överlåtas från registret i enlighet med uppdragsavtal och för var tid gällande lagstiftning och vid övriga förpliktande situationer till:

  • Uppdragsgivaren
  • Fakturerings- och/eller inkassokunden själv eller till dennes angivna
  • Domstolen
  • Utsökningsmyndigheten
  • Polismyndigheten
  • Kreditupplysningsföretagen
  • Nummer-, adress- och kontaktuppgiftsföretag för kontroll av uppgifter

Uppgifter överförs eller överlåts inte utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Kredituppgifter från kreditupplysningsföretagens kreditupplysningsregister kan förmedlas till avtalskunder. Uppgifter överförs eller överlåts inte utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

6. Principerna för registerskydd
A. Manuellt material
Det manuella materialet förvaras i låsta utrymmen på företaget, som försetts med moderna säkerhetssystem, med tillträde endast för personal som behöver det i sin yrkesutövning. Utrymmena har tillträdeskontroll och personalen har tystnadsplikt.

B. Elektroniskt material
Registret används av företagets personal med begränsade personliga och tjänstespecifika användarrättigheter för skötsel av inkasso- och övriga uppdrag. Registrets användare förbinds av sekretess- och tystnadsplikt även efter det att användarrättigheterna har upphört. Registrets användare identifieras, användningen övervakas och användarrättigheterna kontrolleras med regelbundna intervall.

IT-systemet är skyddat mot utomstående och servrarna är skyddade med brandväggar. Informationsflödet sker över SSL- och SSH-krypterade anslutningar. Inloggningar och gränssnitt kräver autentisering. Användarnas lösenord är skyddade i systemet och inloggning kräver användarnamn och lösenord samt en slumpmässig verifieringskod.

7. Rätt till insyn
Den registrerade har enligt 26 § i personuppgiftslagen rätt att kontrollera vilka uppgifter om denne som har registrerats i personregistret. Begäran om kontroll av uppgifter ska vara skriftlig, innehålla personnummer och vara egenhändigt undertecknat och skickas till adressen:

Ropo Capital Oy
PB 25
70101 KUOPIO

Till begäran bifogas en undertecknad kopia av personbeviset.

Den registrerade har rätt att kräva rättelse av en felaktig uppgift i personregistret. En skriftlig och egenhändigt undertecknad begäran om rättning ska innehålla en specifikation och motivering över begärda rättningar och skickas till adressen ovan.
Tvistlösning i avtalsförhållande mellan näringsidkare och konsument
Tvist mellan näringsidkare och konsument kan utöver domstolsförfarande även lösas vid konsumenttvistenämnden (www.kuluttajariita.fi), dit konsumenten kan hänvisa sitt ärende efter att först ha kontaktat magistraternas konsumentrådgivning (www.kuluttajaneuvonta.fi). Tvisten ska i första hand lösas genom förhandlingar mellan näringsidkaren och konsumenten.