Tietosuojaseloste
TYÖNHAKIJAT JA REKRYTOINTITIEDOT
Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on antaa Ropo-konsernin, johon kuuluu seuraavat yhtiöt: RopoHold Oy, Ropo Capital Oy, Ropo Finance Oy ja Ropo Invest Oy (jäljempänä: ”Ropo”) palvelukseen hakeneille tai hakeville henkilöille kattava kuva siitä, mitä henkilötietoja Ropo kerää heistä, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tämä tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista ja lainsäädännöstä, jota Ropo noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.
Tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin henkilöihin, jotka ovat hakeneet tai hakemassa Ropon palvelukseen (jäljempänä: ”rekisteröity”).
1 Henkilötiedon määritelmä
”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia rekisteröityä koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679), (”tietosuoja-asetus”) on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.
Ropo noudattaa henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetusta ja yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004, muutoksineen) (jäljempänä: ”työelämän tietosuojalaki”) sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.
2 Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietosisältö
Ropo kerää ja käsittelee rekisteröidyistä rekrytoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Tämä koskee rekisteröityjen itsensä antamia tietoja ja muista lähteistä kerättyjä tietoja.
Ropon rekrytointitietoja koskevaan rekisteriin on tallennettu jäljempänä luoteltu tietosisältö:
2.1 Ropon palvelukseen hakeneiden henkilöiden nimi, yhteystiedot, kielitaitoa, koulutustaustaa, työhistoriaa ja suosittelijoita koskevat tiedot sekä henkilön kuva.
2.2 Ropon palvelukseen hakeneiden henkilöiden työhakemukset, ansioluettelot. (kohdennetut ja avoimet hakemukset)
2.3 Mahdollinen muu rekrytointiprossien yhteydessä kertynyt aineisto ja Ropon palvelukseen hakeneiden henkilöiden oma-aloitteisesti Ropolle antamat tiedot.
Ropo tarkastaa tehtävään valitun työnhakijan henkilöluottotiedot henkilön suostumuksella ja työelämän tietosuojalaissa asetettujen edellytysten mukaisesti työnhakijan luotettavuuden arvioimiseksi.
3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekrytointia koskevan menettelyn osalta Ropon ja rekisteröidyn oikeutettujen etujen totuttaminen. Lisäksi rekisteröity voi halutessaan antaa suostumuksen tietojen säilyttämiselle rekrytointia koskevan menettelyn jälkeiselle ajalle. Mikäli rekisteröity valitaan Ropon palvelukseen, on henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena ensisijaisesti Ropon ja rekisteröidyn välinen sopimus ja Ropon lakisääteiset velvoitteet.
Rekisterissä olevia tietoja käytetään pelkästään rekrytointitarkoituksiin. Lisäksi tietoja voidaan käyttää Ropon ja rekisteröidyn väliseen suhteeseen sovellettavan lainsäädännön noudattamisen varmistamiseen.
4 Tietolähteet
Ensisijainen tietolähde on aina rekisteröity itse, ja ellei Ropoa velvoittavassa lainsäädännössä toisin määrätä, tietoja ei kerätä ilman suostumusta kolmannelta.
Rekisteröidyt ovat antaneet tiedot täyttämällä sähköisen hakemuslomakkeen tai lähettämällä työhakemuksen Ropolle jonkin muun viestintäkanavan avulla tai toimittaneet hakemuksen Ropon käyttämälle rekrytoinnin palveluntarjoajalle. Henkilöluottotietojen tarkistamisessa käytetään Bisnode Finland Oy:n luottotietopalvelua.
5 Henkilötietojen säilyttäminen
Ropo säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei Ropo tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi.
Ropo poistaa hakemuksen ja tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainitut henkilötiedot rekrytointipäätöksen jälkeen kohtuullisessa ajassa. Rekisteröity voi kuitenkin valita, säilytetäänkö hakemusta ja tietosuojaselosteen kohdassa kaksi mainittuja henkilötietoja rekrytoinnin päätyttyä myös muita avautuvia hakuja varten. Rekisteröity voi määrittää säilytysajaksi joko yhden (1) kuukauden kolme (3) kuukautta tai kuusi (6) kuukautta.
Kun henkilötietojen säilytysaika on kulunut umpeen, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.
Mikäli henkilö valitaan Ropon palvelukseen, voidaan tässä tietosuojaselosteessa mainitut tiedot siirtää työsuhteen perusteella Ropon henkilöstöä koskevaan rekisteriin.
6 Henkilötietoja käsittelevät tahot
Ropo-konserniin kuuluvat yhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Kaikki käsittelyyn osallistuvat henkilöt ovat salassapitovelvollisia
Rekisteröityjen henkilötietoja saatetaan luovuttaa kolmannelle taholle, esimerkiksi rekrytointiin osallistuville palveluntarjoajille soveltuvuusarviointien tekemiseksi. Lisäksi Ropo voi siirtää rekisteröityjen henkilötietoja tietojärjestelmiä ja muita tietoteknisiä palveluita tuottaville palveluntarjoajille.
Ropo voi myös joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi Ropo voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Ropo on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.
Mikäli Ropo on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Tietojen luovutus kolmannelle taholle tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla, mutta tietoja voidaan luovuttaa myös muulla tavoin, kuten puhelimitse tai kirjeitse.
7 Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8 Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus
Ropo käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
Ropo käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien seuraavat suojatoimenpiteet:
Sähköinen aineisto:
Ropon verkko ja palvelimet ovat suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Tietojen luku-, lähetys- ja poistamisoikeudet on rajattu pääsyoikeuksin ja salasanoin. Henkilökunta on ohjeistettu salasanojen turvallisen käyttämisen osalta.
Manuaalinen aineisto:
Ropo säilyttää rekisteröityjen tietoja pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Tietoja tulostetaan vain tarvittaessa, ja paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti välittömästi käsittelyn jälkeen. Henkilökuntaa on ohjeistettu, että rekisteröityjen henkilötunnusta ei tule tarpeettomasti merkitä asiakirjoihin.
Rekisteröityjen henkilötietoja käsittelevät Ropon rekrytointietoja koskevan rekisterin vastuuhenkilöt sekä rekrytointiin osallistuva Ropon henkilöstö ja tämän tietosuojaselosteen kohdassa 6 mainittujen tahojen vastuuhenkilöt.
Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.
Ropo voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, mutta Ropo varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.
9 Rekisteröityjen oikeudet ja oikeuksien toteuttaminen
Rekisteröidyillä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.
Tietojen tarkastusoikeus ja oikeus päästä tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada jäljennös tiedoista.
Kätevin tapa tarkastusoikeuspyynnön tekemiseen on Ropo Online -verkkopalvelumme, jossa pyynnön voi tehdä asiakaspalvelumme aukioloaikoina (ma–pe klo 8–20, la klo 10–15) sähköisesti chatissa. Ropo Onlineen kirjautuessa käytetään vahvaa tunnistautumista, joten rekisteröidyn ei tarvitse toimittaa Ropolle erillisiä tuntemistietoja.
Tarkastusoikeuspyynnön voi lähettää myös kirjepostitse osoitteeseen: Ropo Capital Oy, PL 25, 70101 KUOPIO. Pyynnön yhteydessä tulee ilmoittaa myös henkilötunnus ja nimi, jolla varmennetaan henkilöllisyys ennen tietojen antamista.
Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen sekä tietojen siirtämiseen
Rekisteröity voi ilmoittaa omissa tiedoissaan havaitsemastaan virheestä tietosuojaliitteen kohdassa 12 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmennetaan. Virheelliset tiedot korjataan. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, siitä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti.
Ropo poistaa oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta ja täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä tietosuojaliitteen kohdassa 12 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmennetaan.
Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen
Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
Tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, yhtiö rajoittaa tietoihin pääsyä.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn, kuten suoramarkkinointiin.
10 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti. Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Vaihde: 029 56 66700
Faksi:029 56 66735
11 Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Email: tietosuoja@ropocapital.fi
12 Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Rekisterinpitäjä: Ropo Capital Oy
Rekisterinpitäjän edustaja: Ropo-konsernin henkilöstöhallinto Jenna Kokkonen
Yhteystiedot: jenna.kokkonen@ropocapital.fi
Ropo Capital, PL 25, 70101 Kuopio
13 Muutokset tietosuojaselosteeseen
Ropo voi tarpeen mukaan muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille sähköpostitse.
Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 11.2.2019 ja päivitetty 8.6.2023.